PENANDA WACANA

Ungkapan yang digunakan dalam surat rasmi bagi menerangkan sesuatu kandungan surat supaya lebih bermakna atau signifikan.

1.   Penanda Rujukan:

      Pada kebiasaannya ungkapan ini digunakan pada awal ayat atau perenggan

      pertama.

      Contoh:

i.                Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan

ii.              Dengan hormatnya saya merujuk surat daripada Kementerian Pendidikan Malaysia  yang  rujukannya KP (AM)2952/18/(20) bertarikh 26 Mei 2003 tentang perkara di atas.

2.   Penanda Penyertaan:

      Ungkapan yang digunakan untuk memberi isyarat bahawa ada disertakan sesuatu.

     Contoh:

i.               Bersama-sama ini,disertakan “Lampiran A” untuk tuan kemas kini..

ii.             Bersama-sama ini, saya lampirkan…

iii.           Dengan ini saya lampirkan sesalinan helaian yang tuan kehendaki…

3.   Penanda Makluman:

      Ungkapan yang menunjukkan adanya pemakluman yang dibuat.

      Contoh:

i.               Dengan ini dimaklumkan bahawa…

ii.             Sukacita dimaklumkan bahawa…

iii.           Dukacita dimaklumkan bahawa…

iv.           Dengan  sukacita dimaklumkan bahawa…

4.    Penanda Perintah atau Arahan:

       Ungkapan yang digunakan untuk menunjukkan perintah.

       Contoh:

i.        Perintah kasar atau tegas:

a.      Saya telah diarahkan bagi memberitahu tuan…

b.      Dengan ini tuan diingatkan bahawa…

c.      Seyogia tuan diingatkan supaya…

d.      Saya diarahkan merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa…

e.      Sila beri sebab tindakan tatatertib tidak boleh diambil terhadap tuan.

ii.       Memberi Harapan:

a.      Dengan ini diharapkan tuan…

b.      Pihak kami mengharapkan tuan dapat…

c.      Saya mengharapkan tuan memaklumkan perkara tersebut kepada…

iii.    Nasihat :

a.      Tuan dinasihatkan supaya…

b.      Dengan ini tuan dinasihatkan supaya lapor diri dengan segera.

c.      Pihak tuan didapati melanggar peraturan… dan dinasihatkan…

iv.     Permintaan:

a.      Saya memohon jasa baik tuan…

b.      Diharapkan tuan sudi melapangkan masa untuk bersama-sama kami pada hari tersebut.

c.      Sukacita sekiranya mendapat kerjasama daripada…

d.      Ingin saya mendapatkan penjelasan tuan tentang…

5.    Penanda Sebab-musabab:

       Ungkapan yang menunjukkan penanda sesuatu peristiwa yang menyebabkan

       peristiwa yang lain berlaku.

       Contoh:

            5.1   Saya berkeberatan menerima jemputan tersebut kerana…

            5.2   Kejadian tersebut amatlah dikesali dan pihak kami…

            5.3   Terima kasih atas jemputan tuan tetapi saya memohon maaf kerana…

            5.4   Atas kesulitan yang timbul amatlah dikesali dan… 

6.    Penanda Matlamat:

       Ungkapan yang menunjukkan danya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai.

   6.1    Untuk tujuan…

   6.2     Untuk pengetahuan tuan…

   6.3     Untuk makluman tuan…

7.    Penanda Perwakilan:

       Ungkapan yang digunakan bagi menandakan wakil bagi pihak tertentu.

   7.1     Bagi pihak kakitangan jabatan ini,saya…

   7.2     Bagi pihak semua anggota keluarga jabatan ini, ingin saya…

   7.3     Sebagai wakil Jabatan Pendidikan Perak ,saya ingin memaklumkan… 

8.    Penanda Pendapat:

       Ungkapan yang digunakan untuk menyatakan sesuatu pendapat.

8.1    Berhubung dengan perkara di atas, saya ingin mencadangkan… 

8.2    Ekoran perbincangan antara  pegawai daripada jabatan tuan dengan pihak kami tempoh hari, saya ingin mencadangkan…

8.3    Oleh sebab tuan akan menghadiri persidangan tersebut, dicadangkan…

9.    Penanda Penegas:

      Ungkapan yang digunakan bagi memberi penegasan terhadap sesuatu perkara.

            9.1     Dengan hormat dimaklumkan bahawa tuan dikehendaki…

            9.2     Dengan ini, menjadi harapan kami…

            9.3     Dengan ini, didapati pihak tuan telah …

10.   Penanda Sambungan:

       Ungkapan yang digunakan bagi menunjukkan kaitan peristiwa dari segi waktu.

           10.1     Sebagai lanjutan surat saya dahulu…

           10.2     Berikutan daripada percakapan kita tempoh hari…

           10.3     Dalam mesyuarat tempoh hari telah diputuskan bahawa…

11.     Penanda Sikap:

          Ungkapan yang digunakan bersifat emotif tertentu dan boleh dibahagikan kepada

          positif dan negatif.

           11.1      Positif :

i.    Saya merakamkan ucapan terima kasih atas sumbangan tuan…

ii.   Saya  tidak berhalangan membenarkan pegawai tersebut menghadiri…

iii.  Saya tidak berkeberatan…

           11.2      Negatif:

i.      Dukacita dimaklumkan bahawa saya tidak membenarkan…

ii.     Kejadian itu sangat dikesali kerana pihak tuan tidak…

iii.    Pihak kami berhalangan membenarkan pegawai tersebut…

12.    Penanda Antisipasi:

         Ungkapan ini biasanya digunakan pada akhir surat yang berkaitan dengan 

         penghargaan dan sebab-musabab.

      12.1     Atas kerjasama tuan itu saya dahului dengan ucapan terima kasih.

      12.2     Kerjasama tuan dalam hal ini didahului dengan ucapan terima kasih.

      12.3     Dengan kehadiran tuan  akan menyerikan lagi majlis kami.

    12.4     Atas pertimbangan tuan bagi permohonan ini amatlah dihargai dan didahului dengan jutaan terima kasih.

    12.5     Atas kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih.

13.    Penanda Penamat:

         Ungkapan yang memberikan isyarat akan berakhirnya isi surat.

      13.1    Sekian terima kasih.

      13.2    Sekian.

      13.3    Sekian jutaan terima kasih.

14.    Penanda Akuan  atau Rujukan Diri:

         Ungkapan ini hendaklah bersesuaian dengan tujuan menulis surat,situasi pengirim

         dan hubungannya dengan penerima.

      14.1     Yang benar,

      14.2     Saya yang menurut perintah,

      14.3     Patik dengan hormat dan takzimnya,

SAPAAN (Sistem Panggilan dan Rujukan Kehormat)

Sapaan yang diberikan di bawah ialah yang berkaitan dengan majlis rasmi dan surat rasmi. Sapaan melibatkan panggilan seperti yang berikut:

1. Kata pembuka rujukan kehormat : Kebawah  ( Sultan)

2. Rujukan kehormat : Duli Yang Maha Mulia (Sultan),Yang Berhormat (ADUN).

3. Gelaran jawatan : Yang di-Pertuan Agong (Agong)

4. Gelaran raja : Sultan

5. Gelaran keagamaan : Haji

6. Gelaran bahasa Arab: Al-Musta’in Billah

7. Gelaran warisan: Nik, Syed.

8. Gelaran akademik dan ikhtisas: Profesor (ikhtisas) , Doktor (akademik).

9. Gelaran adat: Datuk Baginda Besar (Negeri Sembilan)

10. Gelaran kurniaan: Tan Sri, Dato’ Seri,Datuk.

11. Gelaran kurniaan tanpa bintang: Dato’ Seri Wangsa Diraja (Perak)

Rujukan Kehormat

Bil	Jawatan	Rujukan Kehormat Penyandang	Rujukan Kehormat Untuk Isteri
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.	Yang di-Pertuan Agong Sultan Perak Raja Muda Raja Di Hilir Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Menteri,Timbalan Meneteri ) dan Setiausaha Parlimen    ) Yang Dipertua Dewan           ) Rakyat  dan Dewan Negara  ) Timbalan Yang Dipertua    ) Dewan Rakyat  dan            ) Dewan Negara                   ) ADUN dan Ahli Parlimen Tun dan Toh Puan Tan Sri dan Puan Sri Datuk/Dato’/Datin	Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Sultan Perak Duli Yang Teramat  Mulia Raja Muda Perak. Duli Yang Amat Mulia Raja Di Hilir Perak Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat Yang Berhormat Yang Berhormat Yang Berhormat Yang Berhormat Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia	Seri Paduka Banginda Raja Permaisuri Agong Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak Duli Yang Teramat  Mulia Raja Puan Besar Perak Duli Yang Amat Mulia Raja Puan Muda Perak Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia
Bil	Jawatan	Rujukan Kehormat Penyandang	Rujukan Kehormat Untuk Isteri
14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32.	Ketua Hakim Negara Hakim Besar Malaya dan Borneo Hakim Mahkamah Tinggi / Agung Ketua Setiausaha Negara Panglima Angkatan Tentera Ketua Polis Negara Pegawai Tentera/Polis Ketua Setiausaha Speaker Dewan Undangan Negeri Menteri Besar/Ketua Menteri Setiausaha Kerajaan/ Penasihat Undang-undang/ Pegawai Kewangan Negeri Ketua Jabatan Raja/Tengku Profesor/Doktor Mufti Kadi/Ulama Pengarah Jabatan Agama Islam Balu Almarhum Sultan Raden, Syeikh	Yang Amat Arif Yang Arif Yang Arif Yang Berbahagia Yang Amat Setia Yang Amat Setia Yang Setia Yang Berbahagia Yang Berhormat Yang Amat Berhormat Yang Berhormat Yang Berusaha Yang Mulia Yang Berbahagia Sahibul Samahah Sahibul Fadilah Sahibus Saadah Yang Maha Mulia Yang Mulia	Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Mulia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia – Yang Mulia

Sapaan Bagi Orang Yang Mempunyai Satu Gelaran:

Contoh:

i.     Yang Teramat Mulia Tengku (isim)

ii.    Yang Mulia Raden (isim)

iii.   Yang Amat Berbahagia  Tun (isim)

iv.   Yang Mulia Syeikh (isim)

v.    Yang Berbahagia Tan Sri (isim)

vi.   Yang Amat Berhormat Dato’ Seri (isim)

 Sapaan Bagi Orang Yang Mempunyai Lebih Daripada Satu Gelaran:

1.       Jika gelaran itu gelaran warisan yang kanan seperti Tengku dan Raja, gelaran itu

             hendaklah didahulukan daripada gelaran kurniaan.

  Contoh: 

i.      Yang Mulia Raja Tan Sri ( isim)

ii.     Yang Mulia Tengku Datuk (isim) 

2. Sekiranya gelaran warisan itu bukan yang kanan seperti Syed,Meor,Nik  dan Megat

    gelaran itu hendaklah dikemudiankan daripada gelaran kurniaan.

    Contoh:

i.       Yang Berbahagia Datuk Nik (isim)

ii.      Yang Berbahagia Tan Sri Syeikh (isim)

iii.     Yang Berbahagia Datuk  Syed (isim)

3. Kalau kedua-dua gelaran yang dimiliki itu gelaran kurniaan maka hendaklah 

    didahulukan gelaran kurniaan yang lebih kanan. 

    Contoh:

i.        Yang Berbahagia Tan Sri Datuk (isim)

ii.       Yang Berbahagia Datuk Patinggi Tan Sri (isim)

iii.      Yang Amat Berbahagia Tun Datuk (isim).

4. Contoh-contoh lain bagi orang yang mempunyai gelaran lebih daripada dua. 

i.         Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji (isim)

ii.        Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. (isim)

iii.       Yang Berbahagia Tan Sri Datuk Dr. (isim)

iv.        Yang Amat Arif Raja Tan Sri Datuk (isim)

v.         Yang Arif Tengku Tan Sri Datuk (isim)

vi.        Yang Berbahagia Tan Sri Datuk Syed (isim) 

Sapaan Bagi Datuk Gelaran (Gelaran Datuk yang tiada pingat): 

i.          Yang Berbahagia Dato’ Lela Jasa . (Terengganu)

ii.         Yang Berbahagia  Dato’ Karma Jaya. (Kedah)

iii.        Yang Berbahagia Dato’ Paduka Maharajalela  ( Negeri Sembilan)

iv.         Yang Berbahagia Dato’ Seri Wangsa Diraja . (Perak)

 Faktor yang menentukan susunan gelaran:

1.  Susunan gelaran kurniaan daripada Yang di-Pertuan Agung paling kanan dan

    diletakkan pada permulaan susunan gelaran . Manakala susunan gelaran kurniaan

    daripada  kerajaan negeri (kedua kanan) .

2. Walau bagaimanapun susunan gelaran juga berdasarkan istiadat kerajaan negeri

    dan juga  berdasarkan kebebasan individu.

Sumber oleh:

Allahyarham En Abd. Rashid bin Omar,

Penolong Pegawai Pendidikan Daerah ( R ),

Kuala Kangsar.

15 September 2003

Saya tidak menanam nenas,

Tanam kepaya di dalam padi;

Saya tidak memandang emas,

Budi bahasa yang saya cari.

Perigi dikatakan telaga,

Tempat budak berulang mandi;

Emas merah ada berharga,

Budi bahasa bernilai abadi.

(Mohd. Taib Osman, 1975:21)

Rujukan:

1. Sistem Panggilan Dalam Bahasa Melayu (DBP)

2. Acara Rasmi Adat Istiadat Menyambut  Ulang Tahun Hari Keputeraan Sultan

    Perak,Kedah,Selangor, dan Pahang

3. Sejarah Perak,Kedah,Selangor, dan Pahang. (DBP)