Format Surat
Kiriman Rasmi
PANDUAN
MENULIS SURAT
RASMI
Panduan yang diberikan untuk kegunaan jabatan
kerajaan dan bukan untuk tujuan peperiksaan awam.
Cara
menulis surat rasmi:
1.
Nama dan Alamat Pengirim :
1.1
Nama pengirim ialah nama jabatan atau pejabat.
1.2
Lambang Kerajaan Malaysia diletakkan di sebelah
kiri alamat pengirim.
1.3
Jarak nama dan alamat pengirim dari atas ialah “3
cm”.
1.4
Jarak nama dan alamat pengirim dari tepi ialah “2
cm”.
1.5
Pada akhir setiap baris hendaklah diletakkan tanda
koma “, “.
1.6
Pada baris akhir diletakkan tanda noktah “ . “.
1.7
Hendaklah dibuat satu garisan panjang melintang
muka surat di bawah nama dan alamat pengirim iaitu dengan jarak “Langkau Dua”.
1.8
Nama dan alamat pengirim boleh ditulis dengan huruf
besar.
2. Nombor Telefon dan Faks:
2.1
Hendaklah
ditulis di sebelah kanan bertentangan dengan baris akhir alamat pengirim.
3.
Nama dan Alamat Penerima:
3.1
Nama dan alamat penerima ditulis dengan langkau dua
di bawah garis lintang dan sama lajur dengan nama dan alamat pengirim.
3.2
Nama penerima hendaklah ditulis dengan lengkap
termasuk gelaran dan pangkat.
Contoh: Yang
Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji ( isim),
3.3
Di bawah nama penerima hendaklah ditulis nama
jawatan dan dikuti dengan alamat pejabat.
3.4
Rujukan kehormat hendaklah ditulis bersesuaian
dengan kedudukan atau pangkat.
Contoh : Yang Berbahagia Datuk Abdul Rafie bin Mahat,
Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia,
Kementerian Pendidikan Malaysia,
Paras 7 ,Blok J Utara,Pusat Bandar
Damansara,
50604 Kuala Lumpur.
3.5
Pada hujung baris diletakkan tanda koma.
3.6
Baris akhir alamat penerima hendaklah diletakkan
tanda noktah .
3.7
Sekiranya surat tersebut dikirimkan melalui ketua
penerima ,hendaklah ditulis
“ Melalui dan salinan:”.
3.8 Jaraknya ialah langkau dua di bawah
alamat penerima.
Contoh :
En. Yunos bin Husin,
Penyelia Pendidikan Daerah,
Pejabat Pendidikan Daerah Kuala
Kangsar, (Penerima)
33000 Kuala Kangsar,Perak.
Melalui
dan salinan:
Pegawai Pendidikan Daerah,
Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala
Kangsar, (Ketua Penerima)
33000 Kuala Kangsar,Perak.
3.9
Sekiranya surat tersebut dikirimkan kepada
penerima melalui ketua pengirim, hendaklah ditulis “Melalui dan
salinan:”. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat penerima.
Contoh : Guru besar menulis surat kepada Pengarah Pendidikan Perak
melalui
Pegawai
Pendidikan Daerah.
Pengarah Pendidikan Perak,
Jabatan Pendidikan Perak ,
Jalan Tun Abdul
Razak, (Penerima)
30640 Ipoh,Perak.
Melalui
dan salinan:
Pegawai Pendidikan Daerah,
Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala
Kangsar, (Ketua Pengirim)
33000 Kuala Kangsar,Perak.
4.
Nombor Rujukan:
4.1
Nombor rujukan surat ditulis di sudut kanan,
langkau satu di bawah garis lintang.
4.2
Nombor rujukan penerima ditulis di sebelah atas dan
diikuti dengan nombor rujukan pengirim
di bawahnya.
5.
Tarikh :
5.1 Tarikh hendaklah ditulis di sebelah kanan muka
surat pada baris yang sama dengan baris akhir alamat penerima.
5.2
Hari bulan ditulis dalam bentuk angka,nama bulan
dieja penuh dengan huruf besar atau kecil dan tahun ditulis penuh dengan angka.
6.
Untuk Perhatian:
6.1 Untuk
perhatian ditulis dalam kurungan . Boleh ditulis dengan frasa penuh atau dalam
bentuk akronim.
(Untuk perhatian: Ketua Sektor
Pengurusan Sekolah)
atau
(u.p. : Ketua Sektor Pengurusan
Sekolah )
7.
Perkataan Menghadap Surat:
7.1
Iaitu panggilan (sapaan) atau rujukan kehormat
kepada penerima.
7.2
Panggilan
ini mesti sesuai dengan darjat,pangkat, gelaran dan jantina penerima.
Contoh :
Yang Berhormat,
Yang Mulia,
Yang Berhormat Mulia,
Tan Sri,
Dato’, atau Datuk,
Tuan, atau Puan,
Catatan: Sapaan bagi ketua jabatan tidak
terikat kepada jantina.Contohnya
sapaan
“tuan” boleh digunakan bagi ketua jabatan lelaki atau
perempuan.
Begitu juga sapaan kepada penerima yang umum
digunakan
sapaan “tuan”.
7.3
Panggilan menghadap surat ini hendaklah ditulis
dengan langkau dua di bawah nama dan
alamat penerima dan selajur dengan alamat penerima.
7.4 Letakkan
tanda koma “ ,” di hujungnya.
8.
Perkara atau Tajuk Surat:
8.1
Ditulis dengan langkau dua di bawah perkataan menghadap surat iaitu
selajur
dengan nama dan alamat pengirim
serta penerima.
8.2
Tajuk surat hendaklah tepat,ringkas dan padat serta dapat
membayangkan kandungan surat.
8.3
Huruf pertama pada setiap perkataan hendaklah ditulis dengan huruf besar
dan digariskan.
8.4
Jika tajuk surat lebih daripada satu baris, hanya baris
terakhir digariskan.
8.5
Tajuk surat tidak perlu diletakkan noktah.
Contoh:
Maklumat
Guru Sandaran Tidak Terlatih,Guru Kursus Dalam Cuti dan
Guru
Kontrak Bagi Daerah Kuala Kangsar Tahun 2003
9.
Pemerengganan:
9.1 Perenggan pertama atau pembuka surat ditulis dengan
langkau dua di bawah
tajuk dan
dimulakan selajur dengan tajuk,nama dan alamat pengirim dan
penerima.
9.2 Perenggan pertama tidak dinomborkan dengan nombor “1”
tetapi jika ada
pecahan maklumat yang
hendak disampaikan boleh gunakan pecahan berikut:
1.1
1.2
1.3 … dan seterusnya.
9.3 Perenggan kedua dan seterusnya dinomborkan dengan
angka dan noktah.
9.4 Jarak
antara satu perenggan dengan perenggan yang lain ialah langkau dua.
9.5 Bagi
perenggan yang mempunyai pecahan hendaklah digunakan pecahan :
2.1
2.2
2.3
… dan seterusnya.
Jika
ada pecahan seterusnya gunakan huruf ( abjad)
(a)
(b)
(c)
… dan seterusnya.
10. Penutupan Surat :
10.1 Penutupan surat rasmi hendaklah ringkas,tepat dan sesuai dengan
tujuan
atau hasrat surat tersebut dan tiada
nombor.
10.2 Penutupan surat rasmi terdapat tiga penanda
wacana dan cogan kata iaitu:
a. Penanda
Antisipasi
b. Penanda Penamat
c. Cogan Kata
d. Penanda Akuan
atau Rujukan Diri
10.3 Contoh Penanda Antisipasi :
a. Kerjasama
tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima
kasih.
b. Atas
jasa baik tuan mempertimbang permohonan ini amatlah dihargai dan didahului
dengan ucapan jutaan terima kasih.
c. Kesudian
tuan melapangkan masa bagi menerima jemputan kami amatlah disanjung tinggi dan
didahului dengan ucapan jutaan terima kasih. .
10.4 Contoh
Penanda Penamat:
a. Sekian terima
kasih.
b. Sekian.
c. Sekian untuk
perhatian dan makluman tuan.
10.5 Contoh Cogan
Kata: Ditulis dengan huruf besar dalam kata petik (“ ”)
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”.
10.6 Contoh
Penanda Akuan atau Rujukan Diri:
a. Saya yang
menurut perintah,
b. Yang benar,
c. Patik dengan
hormat dan takzimnya,
d. Di hujung
kata akuan hendaklah diletakkan tanda koma “,”
e. Kata akuan
ditulis sebelah kiri selajur dengan penutupan dengan jarak langkau dua di bawah
cogan kata.
.
11. Tandatangan dan Nama Pengirim:
11.1 Tandatangan diturunkan di
bawah Penanda Akuan.
11.2 Di
bawah tandatangan ditulis nama penuh pengirim dengan huruf besar
dan
diletakkan dalam kurungan .Di
bawahnya ditulis nama jawatan dan perkataan “bagi
pihak” ketua jabatan jika berkaitan.
11.3 Tidak boleh tulis kata
sapaan sebelum nama seperti Encik,Tuan, Yang
Berhormat, Yang Mulia dan
lain-lain lagi
11.4 Perkataan
“bagi pihak” biasanya ditulis dalam akronim “ b.p.”
11.5 Di
bawah jawatan tidak perlu letak alamat pejabat.
12. Salinan Kepada :
12.1 Sekiranya perlu
dikirimkan salinan surat tersebut kepada pihak lain,tuliskan
dalam jarak langkau dua di
bawah nama pengirim.
a. Jika salinan surat untuk edaran dalaman dan
jabatan yang sama ,nama
penerima tidak perlu
dituliskan alamat penuh.
Contoh:
s.k.
:
1.
Pengarah Pendidikan Perak.
2.
Timbalan Pengarah Pendidikan Perak.
3.
Semua Ketua Sektor.
4.
Semua Pegawai Pendidikan Daerah.
b. Jika salinan surat untuk
dihantar kepada pihak lain di luar jabatan
hendaklah ditulis nama
penerima dan beralamat penuh.
Contoh:
s.k. :
1. Pengarah Pendidikan Melaka,
Jabatan
Pendidikan Melaka,
Jalan
Bukit Beruang,
75902
Melaka.
Di bawah
“salinan kepada “boleh juga diltuliskan arahan-arahan
tertentu.
Contoh:
s.k.:
1. Guru Besar SK. Kampung Maamor,Sungai
Siput(U):
Sila
kemukakan dokumen berikut ke Jabatan Pendidikan Perak
(
u.p.: Ketua Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan )
13. Penulisan Muka Surat:
Ditulis di hujung sebelah kanan atau di
bahagian tengah.Sebaiknya ada
penanda sambungan di muka
surat sebelah sekiranya ada sambungan.
============================================================================
CONTOH
SURAT MINTA MAKLUMAT
PEJABAT
PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
JALAN TUN
ABDUL
RAZAK, Telefon
: 05-7761184
PETI SURAT 84, 05-7766354
33007
KUALA KANGSAR. (ALAMAT
PENGIRIM) Faks :
05-7761188
_____________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Semua
Guru
Besar, Ruj.
Tuan :
Sekolah
Jenis Kebangsaan
Cina, Ruj.
Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 30 )
Sekolah
Jenis Kebangsaan Tamil,
Daerah
Kuala
Kangsar. Tarikh : 13
September 2003
Tuan,
Maklumat
GuruSandaran Tidak Terlatih,Guru Kursus Dalam Cuti
dan Guru
Kontrak (TAJUK SURAT)
Dengan
hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan
bahawa pihak Pejabat Pendidikan Daerah sedang
mengemaskinikan maklumat tersebut . (PENANDA
RUJUKAN)
1.
Sehubungan dengan ini, tuan diminta menghantar maklumat tersebut
untuk
perhatian Penolong Pegawai Pendidikan Daerah (R ) pada18 September
2003.
(PENANDA
PERINTAH)
3. Bersama-sama
ini, disertakan Lampiran A,B,C, dan D untuk tindakan tuan
selanjutnya. (PENANDA PENYERTAAN)
Kerjasama
tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima
kasih. (PENANDA ANTISIPASI)
Sekian
terima kasih. (PENANDA PENAMAT)
“BERKHIDMAT
UNTUK NEGARA” (COGAN KATA)
Saya yang
menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)
(ABD.
RASHID BIN OMAR )
Penolong
Pegawai Pendidikan Daerah ( R ),
b. p.
Pegawai Pendidikan Daerah Kuala Kangsar.
==========================================================================
CONTOH SURAT PANGGILAN
MESYUARAT
PEJABAT
PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
JALAN TUN
ABDUL
RAZAK, Telefon
: 05-7761184
PETI SURAT 84, 05-7766354
33007
KUALA
KANGSAR. Faks :
05-7761188
________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Semua
Guru
Besar, Ruj.
Tuan :
Sekolah
Rendah, Ruj.
Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 31 )
Daerah
Kuala
Kangsar. Tarikh : 15
September 2003
Tuan,
Mesyuarat
Pengurusan Sekolah Rendah
Daerah
Kuala Kangsar Kali Keenam Tahun 2003( TAJUK SURAT)
Dengan
hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan
bahawa mesyuarat tersebut akan diadakan seperti yang
berikut:
(PENANDA
RUJUKAN)
Tarikh : 24
September 2003 ( Rabu ).
Masa : 9.00 Pagi.
Tempat : Sekolah
Jenis Kebangsaan Cina Tsung Wah,Kuala Kangsar.
2. Sehubungan
dengan ini, tuan dijemput hadir dalam mesyuarat tersebut.
(PENANDA
PERINTAH)
3. Bersama-sama
ini, disertakan agenda mesyuarat dan minit mesyuarat yang lalu untuk makluman
dan tindakan tuan.
( PENANDA
PENYERTAAN)
Kerjasama
tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima
kasih. (PENANDA ANTISIPASI)
Sekian
terima kasih. (PENANDA PENAMAT)
“BERKHIDMAT
UNTUK NEGARA” (COGAN KATA)
Saya yang
menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)
(ABD.
RASHID BIN OMAR)
Penolong Pegawai Pendidikan
Daerah( R ),
b.p. Pegawai
Pendidikan Daerah Kuala Kangsar.
===============================================================================
CONTOH
SURAT JEMPUTAN
PEJABAT
PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
JALAN TUN
ABDUL
RAZAK, Telefon
: 05-7761184
PETI SURAT 84, 05-7766354
33007
KUALA
KANGSAR. Faks :
05-7761188
________________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Yang
Berbahagia, Ruj.
Tuan :
Dato’
Haji Adnan bin Haji
Ibrahim, Ruj.
Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 13 )
Pengarah
Pendidikan Perak,
Jabatan
Pendidikan Perak,
Jalan Tun
Abdul Razak,
30640
Ipoh,Perak. Tarikh : 3
Mac 2003
Yang
Berbahagia Dato’,
Jemputan
Perasmian Pembukaan Kejohanan Olahraga Tahunan
Daerah
Kuala Kangsar Kali Ke-20 Tahun 2003 ( TAJUK
SURAT)
Dengan
hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan
bahawa Kejohanan Olahraga Tahunan Daerah Kuala Kangsar Kali Ke-20 akan diadakan
seperti yang berikut : (PENANDA RUJUKAN)
Tarikh :
7 – 9 Mac 2003.
Masa :
8.30 Pagi hingga 5.00 Petang.
Tempat :
Padang Kolej Melayu, Kuala Kangsar.
2. Dengan
sukacitanya pihak kami menjemput Yang Berbahagia Dato’ untuk merasmikan majlis
pembukaan kejohanan tersebut pada 7 Mac 2003 ,pukul 2.30 petang
di Padang
Kolej Melayu,Kuala Kangsar.
(PENANDA
PERINTAH- PERMINTAAN )
Atas
kesudian Yang Berbahagia Dato’ menerima jemputan ini amatlah
dihargai dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih. (PENANDA
ANTISIPASI)
Sekian
terima kasih. (PENANDA PENAMAT)
“BERKHIDMAT
UNTUK NEGARA” (COGAN KATA)
Saya yang
menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)
(HAJAH
ZAWIYAH BINTI AHMED, AMN.)
Pegawai
Pendidikan Daerah Kuala Kangsar
=========================================================================
CONTOH SURAT “LAMPIRAN”
PEJABAT
PENDIDIKAN DAERAH KUALA KANGSAR,
JALAN TUN
ABDUL
RAZAK, Telefon
: 05-7761184
PETI SURAT 84, 05-7766354
33007
KUALA
KANGSAR. Faks :
05-7761188
_________________________________________________________________
(PENERIMA) (RUJUKAN)
Ketua
Unit Sekolah Rendah, Ruj.
Tuan :
Jabatan
Pendidikan
Perak, Ruj.
Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 25)
Jalan Tun
Abdul
Razak,
30640
Ipoh,Perak. Tarikh : 2
Ogos 2003
Tuan,
Data Guru
,Murid dan Kelas Daerah Kuala Kangsar Pada 31 Julai 2003
( TAJUK
SURAT)
Dengan
hormatnya saya merujuk perkara di atas dan bersama-sama
ini disertakan Data Guru,Murid dan Kelas Daerah Kuala Kangsar Pada
31 Julai 2003 untuk tindakan tuan.
(PENANDA
RUJUKAN DAN PENANDA PENYERTAAN)
Sekian
terima kasih. (PENANDA PENAMAT)
“BERKHIDMAT
UNTUK NEGARA” (COGAN KATA)
Saya yang
menurut perintah, (PENANDA AKUAN/RUJUKAN DIRI)
(ABD.
RASHID BIN OMAR)
Penolong Pegawai Pendidikan
Daerah ( R ),
b.p. Pegawai
Pendidikan Daerah Kuala Kangsar.
Rujukan:
1. Panduan Menulis Surat (DBP)
2. Gaya
Bahasa Dewan (DBP)
3. Pekeliling Perkhidmatan Awam dan Kementerian Pendidikan.
4. Tatabahasa Dewan (DBP).
No comments:
Post a Comment